#.
SURAT MENYURAT
A. Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu
sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada
pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Agar komunikasi melalui
surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta
tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
B.
Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis surat
secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
1.
Menyampaikan informasi
kepada pembaca surat;
2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
3. Ingin mendapatkan
tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
C. Syarat-syarat Surat yang Baik
Secara garis besar suatu
surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
1.
Surat disusun dengan
teknik penyusunan yang benar, yaitu:
· Penyusunan letak
bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang
telah ditentukan.
·
Pengetikan surat benar,
jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
·
Pemakaian kertas sesuai
dengan ukuran umum.
· Isi surat harus
dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar
penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan
pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
· Bahasa yang digunakan
haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya.
Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis,
hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus
hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang
padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun
surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok
pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara
runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik,
segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau
akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan
bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca
sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan
dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
D. Bahasa
Surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan
dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang
digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur
kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian
alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat
biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud
surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta
sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat
pembuka:
-
Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
-
Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
-
Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
-
Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
-
Membalas surat Ibu tanggal…
-
Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
-
Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
-
Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
-
Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam
surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan
bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri
tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung
arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu
tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu,
bukan kata bersama ini yang
hendaknya dipakai di situ, melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis
kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal
yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang
diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atauMenjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja
juga tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialahberhubung dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya
hari ini agak terganggu… Boleh
juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan
dengan kata karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan
hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai
untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat
diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian
ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan
dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat
juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita,
kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh
karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan
sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus
yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat
sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat
penutup:
-
Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
-
Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja
sama Saudara yang baik.
-
Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
-
Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas
perhatian Bapak.
Diambil dari Buku Inilah Bahasa Indonesia
5. Bagian-bagian
Surat
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah
mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai
badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.
Biasanya kepala surat
disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
1.
Nama kantor badan,
organisasi atau instansi;
2. Alamat lengkap;
3. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
4. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
5. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
6. Moto (bila ada)
7. E-mail, situs (bila ada)
8. Macam usaha
9. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
10. Nama bankir (untuk referensi)
11. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi
yang bersangkutan.
2. Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala
surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota.
Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh:
28 Februari 2006
3. Nomor
Surat
Nomor surat biasanya meliputi : nomor urut penulisan
surat, kode surat, angka tahun.
Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan
ketentuan yang berlaku di dalam instansi yang bersangkutan. Contoh:
Nomor
: 111/OSIS.KS/III/2007
4.
Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu
misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu
dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya,
lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.
5. Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap
surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu
dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah,
penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara
vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
6. Alamat yang dituju
Dalam menulis alamat
surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam
(alamat yang dituju). Contoh menulis alamat:
1.
Alamat yang ditujukan
kepada perorangan
Contoh:
Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend. Suprapto No. 96
Bandar Lampung 35157
2. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
Contoh:
Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
Jln. Anggrek Raya No. 307
Jakarta 13465
3. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan
Contoh:
Kepada
PT Pembangunan Jaya
Jln. Rasuna Said Kav. 13
Jakarta 12540
4. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari
perusahaan swasta
Contoh:
Yth. Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan Nasional
Propinsi Lampung
Jln. Wolter Monginsidi No. 11
Bandar Lampung
7.
Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi
merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat
resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.
Salam pembuka pada surat
niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:
Dengan hormat,
Saudara …….. yang
terhormat,
8. Isi Surat (tubuh surat)
Isi surat atau juga
disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.
a.
Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke
isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok
pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh alinea pembuka
pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1.
Dengan ini kami
beritahukan bahwa ……
2. Bersama ini kami lampirkan …..
3.
Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan ….
5. Menyambung surat kami tanggal … No. …
Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
Sehubungan dengan surat Saudara
tanggal …… No. …
b.
Isi Surat
Isi atau pokok surat
yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan,
diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat.
Untuk menghindarkan
salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan
hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam
surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya
jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan
tempat saja (baca syarat surat yang baik).
c.
Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau
penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim
surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah
selesai. Contoh:
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
9.
Isi surat (tubuh surat)
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat
dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
Hormat kami,
10/11.
Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat
Surat yang
ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat
yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang
yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.
Di bawah nama terang,
untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk
mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.
12.
Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk surat niaga
biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari
penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk
mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot
isi surat tersebut dan kewenangan.
13.
Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon
copy ) surat atau tindasan
dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat
yang bersangkutan.
Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung
2. Gubernur Lampung
3. Walikota Bandar Lampung
4. Arsip
14. Inisial
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari
nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya
dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat
tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan,
maka mudah mengurusnya.
F. Jenis-jenis Surat
Secara umum surat di
golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , surat
resmi , dan surat niaga .
1.)
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat
yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan , instansi ,
maupun organisasi . Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran
, dan surat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
bagian-bagian
surat resmi yang harus kita ketahui , adalah :
- Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi .
- Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .
- Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
- Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
- Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
- Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
- Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
http://rinastkip.wordpress.com/2012/11/13/makalah-bahan-kuliah-dasar-dasar-surat-menyurat-bahasa-indonesia/
0 komentar:
Posting Komentar